Hạn chế của hóa đơn giấy và xu hướng hóa đơn online

Hiện nay, hóa đơn online được nhiều doanh nghiệp biết đến và triển khai áp dụng. Sử dụng hóa đơn online sẽ thay thế cho hóa đơn giấy góp phần hiện đại hóa công tác hạch toán kế toán, nâng cao bảo mật cho doanh nghiệp. Đồng thời hóa đơn online còn khắc phục được hầu hết những nhược điểm của hóa đơn giấy.

Những bất cập của hóa đơn giấy

Hóa đơn giấy còn nhiều bất cập gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp và cơ quan thuế: tốn chi phí vận chuyển, in ấn, thủ tục rườm rà, mất nhiều chi phí.

Thủ tục đăng ký hóa đơn rườm rà

Bất cập đầu tiên của hóa đơn giấy là thủ tục đăng ký hóa đơn phải qua nhiều công đoạn, tốn thời gian và chi phí. Dưới đây là thủ tục khi doanh nghiệp muốn xin hóa đơn đỏ:

Doanh nghiệp làm đơn đề nghị xin hóa đơn đỏ.
Đợi khoảng 7 ngày chờ được phê duyệt.
Tìm nhà in đủ điều kiện để làm hợp đồng thuê in, làm hồ sơ đặt in…
Đem mẫu hóa đơn được đăng ký tởi xưởng in đặt in một số lượng nhất định để lưu trữ.

Tốn ngân sách và công sức

Đối với doanh nghiệp: giá in mỗi quyển hóa đơn xê dịch từ khoảng 350.000 đồng – 500. 000 đồng/quyển. Thông thường doanh nghiệp sẽ in 5 – 10 quyển mỗi lần để lưu trữ. Đôi khi, kế toán làm hóa đơn bị xảy ra sai sót rồi gạch xóa phải làm lại hóa đơn một lần nữa. Như vậy vừa tốn công sức vừa khó khăn trong việc quản lý hóa đơn của cơ quan thuế.

*Những bất cập trong sử dụng hóa đơn giấy (Nguồn: Internet)*

Đối với cơ quan thuế: doanh nghiệp muốn xin hóa đơn đỏ thì cơ quan thuế phải xét duyệt, nếu đủ điều kiện thì gửi hóa đơn qua bưu điện. Với số lượng lớn doanh nghiệp như hiện nay và phải gửi cho từng doanh nghiệp sẽ làm tốn chi phí in giấy và vận chuyển.

Hơn nữa, được làm bằng giấy nên hóa đơn truyền thống dễ bị mất, hư hỏng trong quá trình bảo quản. Nếu làm mất hóa đơn thì phải thực hiện nhiều công đoạn, thủ tục để giải trình chi tiết với cơ quan thuế.

Tình trạng hóa đơn giả

Ngoài những thủ tục rườm rà, tốn chi phí công sức thì hóa đơn giấy còn một hạn chế lớn khác đó là dễ làm giả hóa đơn giấy. Hóa đơn không còn giá trị sử dụng tràn lan trên thị trường nên nhiều doanh nghiệp lo lắng khi sử dụng hóa đơn giấy. Và hóa đơn giả được các công ty “ma” cung cấp cho các doanh nghiệp trốn thuế, không muốn đóng thuế.

Xu hướng sử dụng hóa đơn online

Những hạn chế còn tồn đọng của hóa đơn giấy đã bắt buộc Cơ quan thuế Việt Nam phải có một sự đổi mới. Đó là áp dụng hóa đơn điện tử vào lĩnh vực thuế, các doanh nghiệp kê khai và nộp thuế qua mạng.

Sử dụng hóa đơn online vừa giải quyết được những bất cập của hóa đơn giấy vừa góp phần hiện đại hóa công tác quản lý thuế. Hóa đơn online mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và cơ quan quản lý thuế.

Xu hướng khoa học công nghệ - hóa đơn online — *Xu hướng khoa học công nghệ – hóa đơn online (Nguồn: Internet)*

Doanh nghiệp không còn tốn thời gian để đăng ký mẫu hóa đơn, đặt in, quản lý, báo cáo tình trạng sử dụng… Khi công nghệ thông tin được ứng dụng vào quản lý thuế thì doanh nghiệp chỉ cần kê khai thuế, nộp thuế qua mạng. Đồng thời, sử dụng hóa đơn online sẽ thuận tiện hơn khi tra cứu, kiểm tra, kiểm soát việc nộp thuế.

Trong năm 2017, Cục Thuế TP Hà Nội sẽ tiên phong xã hội hóa sử dụng hóa đơn điện tử, kế đến là các tỉnh thành khác trên cả nước. Doanh nghiệp có thể đăng ký mẫu hóa đơn qua phần mềm hóa đơn điện tử kết nối với cơ quan thuế. Như vậy, doanh nghiệp không cần in hóa đơn, lưu trữ và báo cáo tình trạng sử dụng khi tất cả các dữ liệu thuế được lưu vào hệ thống trên máy tính.

VNIs cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử

Để góp phần vào công cuộc hiện đại hóa công tác quản lý thuế, VNIs cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. VNIs là đơn vị hỗ trợ các Phần mềm hóa đơn điện tử như hỗ trợ kê khai, kê khai thuế qua mạng và nộp thuế điện tử.

Khi sử dụng hóa đơn online, doanh nghiệp gia tăng được uy tín nhờ vào mã số xác thực trên mỗi hóa đơn. VNIs sẽ hỗ trợ khách hàng đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Và phần mềm hóa đơn mà VNIs cung cấp được tích hợp nhiều tính năng vượt trội: