Hóa đơn điện tử có mấy liên ?

Sử dụng Hóa đơn điện tử là xu hướng tất yếu không chỉ ở Việt Nam mà cả trên thế giới. Với mục đích thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy, giảm thiểu tối đa các rủi ro trong quá trình lưu trữ, vận chuyển hóa đơn, tăng cường khả năng quản lý của cơ quan Thuế … loại hình hóa đơn mới này đang nhanh chóng thế chỗ của hóa đơn giấy tại Việt Nam.

Hóa đơn điện tử là gì ?

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) về cơ bản chứa những dữ liệu tương tự với hóa đơn giấy thông thường dưới dạng điện tử và có giá trị pháp lý như với hóa đơn giấy. Theo định nghĩa trong Thông tư 32/2011/TT-BTC HĐĐT là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Đọc thêm:

Thông thường hóa đơn giấy sẽ có từ 2 đến 9 liên phục vụ nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Liên 1 phục vụ công tác lưu trữ của người bán, liên 2 giao cho khách hàng và những liên còn lại phục vụ công tác quản lý nội bộ. Như vậy 2 liên đầu tiên là 2 liên quan trọng nhất và có giá trị pháp lý như nhau. Tuy nhiên do được in trên giấy nên với loại hóa đơn này, người mua rất khó có thể đối chiếu và xác minh nội dung đồng nhất trên cùng 1 số hoá đơn, nếu người bán cố tình thay đổi nội dung hoặc ngày tháng. Ngoài ra kể cả khi hóa đơn được lưu trữ trong môi trường tốt vẫn có khả năng bị bay mực, khiến các đơn vị gặp nhiều khó khăn trong việc giải trình khi có kiểm tra và tốn thêm kinh phí cho công tác này.

Ngược lại, do được lưu trữ bằng phương tiện điện tử, hóa đơn điện tử thực tế chỉ là một file dữ liệu XML. Đây là file dữ liệu hóa đơn gốc và có giá trị pháp lý được quy định rõ ràng theo Thông Tư 32/2011/TT-BTC. Như vậy hóa đơn điện tử được lưu trư theo nhiều hình thức khác nhau như: Email, ổ cứng di động, USB, máy tính thông thườg, trung tâm dữ liệu của VNIs… cho nên rủi ro mất hoá đơn điện tử gần như bằng không.

Do đó hóa đơn điện tử không có liên. Kể cả trên bản thể hiện của hóa đơn điện tử hay hóa đơn chuyển đổi, số liên luôn là 0.

Qua đây, VNIs mong đã giải quyết được phần nào thắc mắc của các bạn về hóa đơn điện tử. Mọi câu hỏi xin gửi về live chat hoặc email: quyettm@vninvoice.vn