Mặc dù hóa đơn điện tử mang đến rất nhiều thuận lợi cho cả người bán hàng và người mua, tuy nhiên trong quá trình sử dụng sẽ không tránh khỏi có một số trường hợp người mua hàng cần hóa đơn dạng giấy. Vậy làm thế nào để phân biệt được hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy và hóa đơn giấy thông thường ?
Hóa đơn điện tử chuyển đổi là gì ?
Trong quá trình hoạt động, mặc dù người bán sử dụng hóa đơn điện tử nhưng có một số trường hợp người mua vẫn yêu cầu xuất hóa đơn giấy và để đảm bảo hóa đơn có giá trị về mặt pháp lý , thông tư 32/2011/TT-BTC đã quy định rõ về điều này.
Theo đó, hóa đơn điện tử có thể được chuyển đổi thành hóa đơn giấy cho nhu cầu lưu thông hàng hóa, quản lý hóa đơn của người mua gọi tắt là hóa đơn chuyển đổi với những yêu cầu sau:
- Hóa đơn chỉ được chuyển đổi một lần duy nhất và có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
- Trên hóa đơn giấy được chuyển đổi ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”
- Khách hàng (bên mua) liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán) để được cấp hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.
Phân biệt bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử, hóa đơn giấy
Với bản mẫu hóa đơn chuyển đổi trên, chúng ta có thể dễ dàng nhận ra sự khác nhau giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn giấy bao gồm:
- Mẫu: Số liên của Hóa đơn điện tử được quy định là không có liên nên ở thông số số liên sẽ là số 0.
- VD: 01GTKT0/001 đối với hóa đơn giấy sẽ là số trong khoảng từ 2 đến 9
- Ký hiệu (Số serial): Ký hiệu của hóa đơn điện tử được quy định là E.VD: VN/17E đối với hóa đơn giấy đặt in thì Ký hiệu cuối cùng là P hoặc với hóa đơn tự in thì ký hiệu cuối cùng T.
- Ngoài ra, trên bản in chuyển đổi của Hóa đơn điện tử còn có một số chỉ tiêu khác như:
- Phải có dòng chữ: HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
- Phải có Người in chuyển đổi, ngày – giờ in chuyển đổi.
Có thể bạn quan tâm:
- Những câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử
- Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
- Các quy định về hóa đơn điện tử
- Hóa đơn điện tử xác thực là gì ?
Những nội dung cần phải có trên hóa đơn điện tử và hóa đơn chuyển đổi
Điều 6 thông tư 32/2011/TT-BTC quy định những nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử bao gồm:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn
- Thông tin người bán
- Thông tin người mua
- Thông tin chi tiêt đơn hàng
- Chữ ký điện tử
- Hóa đơn thể hiện bằng Tiếng Việt
Qua đây, VNIs mong đã giải quyết được phần nào thắc mắc của các bạn về hóa đơn điện tử. Mọi câu hỏi xin gửi về live chat hoặc email: quyettm@vninvoice.vn
Nguồn: Vninvoice.vn
Xin chào cả nhà! Cho tôi xin hỏi mình muốn biết nhận hóa đơn điện tử (mẫuđúng và đầy đủ thì tới địa chỉ nào và gặp ai để nhận được hóa đơn điện tử đúng theo mẫu kế toán hiện hành. Địa chỉ hiện tại của tôi ở Quảng Bình.
Xin trân trọng cảm ơn nhiều.
Mong đợi hồi âm nhiều.
Gửi chị Đào,
Do hóa đơn điện tử được truyền và nhận qua đường internet (thường là gửi mail) nên để tra cứu hoặc tải file hóa đơn, chị liên hệ với bên bán để được hướng dẫn thêm là được.