Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn đang ngày càng trở nên phổ biến. Để tìm hiểu nhanh về Hóa đơn điện tử các bạn có thể tham khảo Những Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử do VNIs Tổng hợp và biên soạn. Cơ sở pháp lý về Hóa đơn điện tử được quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011. Ngoài ra, Hóa đơn điện tử vẫn tuân thủ theo các quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ được quy định Thông tư 39/2014/TT-BTC Hướng dẫn quy định về Hóa đơn theo nghị định 51.

A. Giải đáp Chung về Hóa đơn điện tử

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư 32 này.

Phương pháp lập, khởi tạo Hóa đơn điện tử

(Xem thêm: Hướng dẫn Đăng ký hóa đơn điện tử, điều kiện sử dụng và Khởi tạo hóa đơn điện tử)

  • Được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
  • Có thể chuyển đổi thành hóa đơn giấy trong nhu cầu lưu thông hàng hóa, quản lý hóa đơn của người mua.

Theo thực tế: Nghị định số 51/2010/NĐCP-ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ. Hoá đơn điện tử là 1 trong 5 hình thức Hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ và là 1 trong 2 hình thức về Hóa đơn điện tử. Thay vì hóa đơn tạo lập trên giấy, HDDT được tạo lập trên thiết bị điện tử (theo đúng quy định của Bộ Tài Chính và Cơ Quan Thuế). Hóa đơn giấy: là những loại hóa đơn mua của cơ quan thuế, Hóa đơn tự in và  Hóa đơn đặt in.

Định dạng của Hóa đơn điện tử:

Hóa đơn điện tử có thể có nhiều định dạng khác nhau, tuy nhiên tại Việt Nam các nhà cung cấp cũng như Tổng cục thuế hiện nay đang sử dụng định dạng là XML.

Xem thêm: Hóa đơn điện tử là gì ? Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử ?

Hóa đơn được thông báo phát hành với Cơ quan thuế:

  • Có giá trị về mặt pháp lý như hóa đơn giấy
  • Được Bộ Tài Chính và Tổng cục thuế chấp nhận.
  • Đáp ứng Đầy đủ luật giao dịch điện tử.

Nghị định số 51/2010/NĐCP-ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ: Quy định 03 hình thức phát hành hóa đơn:

  • Hóa đơn tự in (hóa đơn giấy)
  • Hóa đơn đặt in (hóa đơn giấy)
  • Hóa đơn điện tử

Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính Hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐCP-ngày 14/05/2010 của Chí Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ.

Thông tư 32/2011/TT- BTC hướng dẫn về khởi tạo phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Xem thêm: Hóa đơn điện tử thế nào là hợp lệ ?

Căn cứ Thông tư 32/2011/TT- BTC hướng dẫn về khởi tạo phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, Hóa đơn điện tử được áp dụng để thay thế các loại hóa đơn sau:

  • Hóa đơn xuất khẩu;
  • Hóa đơn giá trị gia tăng;
  • Hóa đơn bán hàng;
  • Hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…;
  • Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lạp theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Hóa đơn điện tử không quy định số liên do hóa đơn là bản điện tử chỉ có duy nhất một file dữ liệu.

Hóa đơn điện tử có thể in chuyển đổi ra giấy để phục vụ cho việc lưu thông hàng hóa.

Xem thêm tại Hóa đơn điện tử có mấy liên ?

Mẫu hóa đơn chuyển đổi
Mẫu hóa đơn điện tử chuyển đổi

Để phân biệt hóa đơn điện tử in chuyển đổi ra giấy với hóa đơn giấy ta có thể dựa vào hai chỉ tiêu chính sau:
Mẫu số: Số liên của Hóa đơn điện tử được quy định là không có liên nên ở thông số số liên sẽ là số 0.

VD: 01GTKT0/001 đối với hóa đơn giấy sẽ là số trong khoảng từ 2 đến 9

Xem thêm: Hóa đơn điện tử có mấy liên ?

Ký hiệu (Số serial): Ký hiệu của hóa đơn điện tử được quy định là E.

VD: VN/17E đối với  hóa đơn giấy đặt in thì Ký hiệu cuối cùng là P hoặc với hóa đơn tự in thì ký hiệu cuối cùng T.

Ngoài ra, trên bản in chuyển đổi của Hóa đơn điện tử còn có một số chỉ tiêu khác như:

  • Phải có dòng chữ: HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ nằm dưới cùng tên hóa đơn.
  • Phải có Người in chuyển đổi, ngày – giờ in chuyển đổi.

Xem thêm: Phân biệt hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy và hóa đơn giấy thông thường

Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Trong Điều 19 của Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định: “Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn, người bán hàng có thể lập thành nhiều hóa đơn hoặc lựa chọn một trong hai hình thức sau:

Người bán hàng ghi liên tiếp số hóa đơn. Dòng ghi hàng hóa cuối cùng của số hóa đơn trước ghi cụm từ “tiếp số sau” và dòng ghi hàng hóa đầu số hóa đơn sau ghi cụm từ “tiếp số trước”

Với hóa đơn điện tử do thiết kế là dạng điện tử nên không quy định số dòng trên một hóa đơn. Theo công văn 820/TCT-DNL hướng dẫn Đối với việc in ra thì được quy định thể hiện như sau: hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị cùng số hóa đơn như trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” (Trong đó X là số thự tự của Trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó)

hoa don dien tu vninvoiceKHÔNG. Hóa đơn điện tử không giới hạn số dòng, Nếu số dòng vượt quá 1 trang thì hóa đơn được hiểu là hóa đơn nhiều trang của cùng một hóa đơn điện tử.

HOÀN TOÀN ĐƯỢC

Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chứ tiếng Việt.

Hỏi:

Thời điểm ký Hóa đơn điện tử – Trong Điểm 2 – Điều 16 – Thông tư 39 có quy định: “Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hoá là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hoá cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền”.Đối với hóa đơn điện tử, nếu thu tiền của khách hàng  vào ngày 29/4, thanh toán bằng chuyển khoản, đến ngày 2/5 mới nhận được chứng từ từ ngân hàng. Lúc này sẽ tiến hành lập hóa đơn cho khách hàng, và theo quy định ngày lập sẽ là ngày thu tiền nghĩa là 29/4. Nhưng ngày ký ở chữ ký số lại là ngày 2/5 thì hóa đơn điện tử có được chấp nhận là ngày 29/4 không ?

 

Trả lời:

Được chấp nhận, vì 29/4 mới là “phát hành hóa đơn trong nội bộ ~ tạo hóa đơn”, phát hành hóa đơn chính thức cho khách hàng mới ký là 2/5 (không có văn bản chính thức). Tuy nhiên, chúng ta cần phải nhìn nhận ngày lập hóa đơn điện tử phải là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua không phân  biệt ở thời điểm thu tiền nên các bạn cần xử lý cho phù hợp với quy định.

Đối với Hóa đơn điện tử, tiêu thức “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua” không bị hạn chế số ký tự như đối với các loại hình thức hóa đơn khác và phù hợp với nội dung Điều 16, mục 2 khoản b Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 hướng dẫn thi hành nghị  định số  51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010. Và nghị  định 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ về quy định hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đã quy định.

Căn cứ theo Điều 12 thông tư 32/2011/BTC thì doanh nghiệp buộc phải in chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy và tuân thủ theo quy định sau:

Người bán hàng hóa được chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện:

  • Phản ánh toàn vẹn nội dung của HĐĐT gốc;
  • Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ HĐĐT sang hóa đơn giấy. Có dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và HĐĐT gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”)
  • Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ HĐĐT sang hóa đơn giấy.

Theo quy định về In chuyển đổi thì DN Phải đóng dấu lên Hóa đơn chuyển đổi.

“Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy” phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2,3,4 Điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.”

Tuy nhiên, nếu DN đã được phép miễn đóng dấu lên hóa đơn giấy, DN có thể làm công văn đến CQT quản lý trực tiếp để được miễn đóng dấu nếu CQT xem xét thấy phù hợp.

hóa đơn giấy.

Căn cứ thông tư 39/2014/TT-BTC mục a, khoản 2, điều 16: hướng dẫn một số trường hợp về ngày xuất hóa đơn.
Lùi ngày xuất hóa đơn điện tử hay Hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo điều 11 Thông tư
10/2014/TT-BTC ngày 17/01/2014 của Bộ Tài chính.
Hóa đơn giấy hiện đang xuất lùi ngày, chừa hóa đơn…. là thực hiện không đúng theo quy định.

B. Giải đáp với Bên Mua (Bên tiếp nhận Hóa đơn điện tử)

  • Tiếp nhận trên Website được người bán hướng dẫn sử dụng.
  • Tiếp nhận qua email
  • Tiếp nhận bằng Tool tiếp nhận hóa đơn (được cài đặt trên máy tính của bên nhận hóa đơn)

Hình thức 1 & 2 là 2 hình thức tiếp nhận hóa đơn điện tử phổ biến, đơn giản, dễ được khách hàng chấp nhận.

 
  • Xem trên máy tính, laptop (máy tính xách tay)
  • Xem trên các thiết bị số như Máy tính bảng, Smart phone…..
  • Xem bản Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.

Để xem hóa đơn điện tử, người sử dụng cần liên hệ với Nhà phát hành hóa đơn điện tử để được hướng dẫn và có được ứng dụng xem hóa đơn điện tử. Thông thường, người dùng không cần cài thêm ứng dụng gì mà chỉ cần truy cập vào web tra cứu hóa đơn của nhà phát hành.

Xem thêm: Hướng dẫn Tra cứu và lưu trữ hóa đơn điện tử

Liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán hàng) để xử lý các sai sót của Hóa đơn điện tử.

Nếu bên mua hàng cần sử dụng hóa đơn vào khai báo thuế, bên mua cần phải phối hợp với bên bán để lập biên bản xác nhận điều chỉnh/thay thế hóa đơn.

Xem thêm: Các phương pháp điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập khi xảy ra sai sót

  • Đơn vị phát hành HDDT (bên bán): Lưu trữ tập trung và cung cấp HDDT cho khách hàng bất cứ khi nào (bắt buộc).
  • Khách hàng (bên mua): Có thể lưu 1 bản (không bắt buộc).

  • Xem Hóa đơn.
  • Tải hóa đơn để thực hiện lưu trữ.
  • In hóa đơn ra giấy để xem (không có giá trị pháp lý).

Theo quy định thì đơn vị là kế toán (hiểu là Doanh nghiệp) phải ký điện tử vào hóa đơn.

Tuy nhiên, thực tế triển khai đang vướng khi người bán phải chờ đợi. Tổng cục thuế cũng đã có Công văn  2402 để giải quyết vấn đề này. Người bán cần phải làm công văn xin miễn ký điện tử lên hóa đơn điện tử thì mới hoàn toàn hợp lệ về mặt Quy định của pháp luật.

Tuy nhiên, Nghị định đang sửa đổi quy định người mua sẽ Không phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử trừ trường hợp người mua yêu cầu.

Xem thêm: Tóm tắt nội dung chính Công văn 2402/BTC-TCT về việc Người mua Không phải ký điện tử vào Hóa đơn điện tử

Bên mua cần hóa đơn giấy (Hóa đơn được chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử) trong trường hợp cần Chứng minh nguồn gốc Xuất xứ hàng hóa, phục vụ lưu thông hàng hóa trên đường với các cơ quan chức năng.

Lưu ý:

  • Hóa đơn này chỉ được cấp 01 lần và có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
  • Trên hóa đơn giấy được chuyển đổi ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”
  • Khách hàng (bên mua) liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán) để được cấp hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.

Xem thêm: Phân biệt hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy và hóa đơn giấy thông thường

Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Người MUA (và cả người bán) được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế Toán
Thực hiện chuyển đổi trên hệ thống trong mục “CHUYỂN ĐỔI HÓA ĐƠN”.

Xem thêm : Khi nào Bên mua hàng cần hóa đơn giấy có giá trị pháp lý như hóa đơn điện tử? Để có hóa đơn giấy cần phải làm gì? 

Trong trường hợp Khách hàng của bên bán muốn nhận hóa đơn dưới dạng giấy thì bên bán có thể in hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT, ký tên, đóng dấu đỏ và gửi cho khách hàng (thỏa mãn điều kiện tại TT32/2011-BTC).

Xem thêm : Khi nào Bên mua hàng cần hóa đơn giấy có giá trị pháp lý như hóa đơn điện tử? Để có hóa đơn giấy cần phải làm gì? 

Bên mua có thể dựa vào các yếu tố:

  • Tra cứu thông báo phát hành HĐĐT của bên bán thông qua cổng thông tin điện tử của CQT.
  • Chữ ký trên HĐĐT là chữ ký điện tử

Không được.
Nếu bên mua muốn nhận hóa đơn giấy, bên bán sẽ chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn dạng giấy cho bên mua, trên hóa đơn giấy được chuyển đổi sẽ có dòng “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” có giá trị pháp lý được Cơ Quan Thuế chấp nhận.

Để tiếp nhận HĐĐT máy tính, điện thoại của bên mua cần:

  • Kết nối Internet
  • Trình duyệt: Internet Explorer, Google chorme, Fire Fox, …
  • Thông tin tài khoản truy cập website

Xem thêm: Hướng dẫn Đăng ký hóa đơn điện tử, điều kiện sử dụng và Khởi tạo hóa đơn điện tử

Do HĐĐT là một hình thức hóa đơn, có đầy đủ giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật nên hóa đơn này là căn cứ để hạch toán kế toán và kê khai thuế.

Vì vậy, Quý khách hàng sẽ kê khai thuế bình thường như hóa đơn giấy hiện nay. Căn cứ  thông tin trên

HĐĐT, trên bản thể hiện HĐĐT về số seri hóa đơn, ngày cấp hóa đơn… đơn vị thực hiện kê khai và quyết  toán thuế như đối với Hóa đơn giấy trước đây.

  • Truy cập website
  • Nhập tên đăng nhập, mật khẩu
  • Sau khi đăng nhập, bên mua có thể tra cứu HĐĐT
  • Nếu bên mua là đơn vị kế toán thì cần ký số vào hóa đơn (hoặc không cần ký số)
  • Tải HĐĐT về máy tính để lưu trữ, kê khai thuế (nếu có).

Xem thêm: Hướng dẫn Tra cứu và lưu trữ hóa đơn điện tử

  • Nguyên tắc chung: khi khách hàng thanh toán tiền sẽ nhận được hóa đơn
  • Khác: hóa đơn giấy nhận trực tiếp. HĐĐT nhận qua các phương tiện điện tử, Email, hoặc nhận trực tiếp bản thể hiện HĐĐT từ bên bán.
  • Có thể nhận HĐĐT trước hoặc ngay sau khi thanh toán (tùy vào sự thỏa thuận giữa hai bên).

  • Nếu thanh toán tiền mặt: khách hàng sẽ nhận được Phiếu thu tiền/ Biên nhận thanh toán.
  • Nếu thanh toán qua ngân hàng: các chứng từ ngân hàng sẽ là xác nhận bên mua đã thanh toán tiền dịch vụ cho bên bán.
chu ky so
(Nguồn: Internet)
  • TH1: Khách hàng doanh nghiệp (bên mua): Sử dụng chính chữ ký số đang khai Thuế điện tử để thực hiện ký số vào Hóa đơn điện tử.
  • TH2: Khách hàng không phải là doanh nghiệp thì không cần thực hiện ký số vào hóa đơn.

Không cần.

Tùy vào điều kiện của doanh nghiệp mà sử dụng các hình thức hóa đơn như: đặt in, tự in và Hóa đơn điện tử.

C. Giải đáp đối với bên Bán (Bên xuất hóa đơn điện tử)

Doanh nghiệp có thể gửi Hóa đơn điện tử cho khách hàng của mình:

  • Gửi trên Cổng tiếp nhận hóa đơn của bên phát hành (Web, Portal): Mỗi khách hàng sẽ có 1 tài khoản riêng để truy cập hệ thống để lấy hóa đơn
  • Gửi tới địa chỉ email của khách hàng
  • Với các trường hợp đặc biệt (khách hàng sử dụng nhiều dịch vụ, hàng tháng tiếp nhận nhiều hóa đơn):
    • Gửi tự động đến Tool tiếp nhận hóa đơn (được cài đặt trên máy tính của bên nhận hóa đơn)
    • Tích hợp qua Services
 

  • Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng
  • Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật;
  • Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;
  • Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định;

(Tham khảo thêm Mục 2, Điều 4. Nguyên tắc sử dụng, điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử của thông tư 32)

Xem thêm: Hóa đơn điện tử là gì ? Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử ?

Bước 1: Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử phải:

Ra Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này. (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32)

Bước 2: Phát hành hóa đơn điện tử: trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải:

Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này)

Bước 3: Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

Lưu ý: Thực tế để thuận tiện, 3 giấy tờ trên Doanh nghiệp lập cùng 1 lúc và gửi CQT 1 lần. 

Xem thêm: Thủ tục và mẫu đăng ký phát hành hóa đơn điện tử

  • Với 1 đơn hàng cụ thể: Nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in (ngược lại, nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in).
  • Với các đơn hàng khác nhau: có thể sử dụng song song cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử.
  • Có. Đơn vị phát hành HDDT (bên bán): Lưu trữ tập trung và cung cấp HDDT cho khách hàng bất cứ khi nào (bắt buộc)
  • Khách hàng (bên mua): Có thể lưu 1 bản (không bắt buộc)
  • Lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (hiện hành là 10 năm)

Xem thêm: Tóm tắt Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành sử dụng hoá đơn điện tử

Sai sót trong hóa đơn điện tử, tương tự hóa đơn giấy được chia làm 2 trường hợp :

  1. Đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ
  2. Hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế

Trả lời:

Hủy hóa đơn. Tuy nhiên:

  • Chỉ được hủy hóa đơn điện tử khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua.
  • Việc hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thỏa thuận.
  • Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm”

Xem thêm: Các phương pháp điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập khi xảy ra sai sót

  • Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót
  • Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
  • Hóa đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số…, ký hiệu…
  • Căn cứ vào hóa đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.

Lưu ý:

  • Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)
  • Khách hàng (bên mua) không phải là Doanh nghiệp nên không có chữ ký số. Nên việc yêu cầu phải đủ chữ ký điện tử của hai bên trong văn bản thỏa thuận rất khó thực hiện.
  • Có thể sử dụng văn bản thỏa thuận là bản giấy, 2 bên cùng ký tươi.

Xem thêm: Các phương pháp điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập khi xảy ra sai sót

  • Bên mua cần hóa đơn giấy (được chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử) trong trường hợp cần Chứng minh nguồn gốc Xuất xứ hàng hóa, phục vụ lưu thông hàng hóa trên đường với các cơ quan chức năng.
  • Bên bán thực hiện chuyển đổi Hóa đơn điện tử ra giấy:
    • Login vào hệ thống phát hành hóa đơn
    • Chọn chức năng “CHUYỂN ĐỔI HĐ”
    • Tìm kiếm số hóa đơn cần chuyển đối
    • Thực hiện chuyển đổi “Chứng minh nguồn gốc”, Hóa đơn điện tử sẽ kết nối đến máy in và thực hiện in ra giấy
  • Hóa đơn giấy sẽ phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
  • Hóa đơn này bên bán chỉ cấp được 01 lần cho bên mua

Xem thêm: Phân biệt hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy và hóa đơn giấy thông thường

Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

  • Giảm chi phí in ấn, giấy, mực cho hóa đơn
  • Tiết kiệm chi phí gửi nhận hóa đơn cho khách hàng (EMS: 18.000đ/cái)
  • Tiết kiệm chi phí kho bãi lưu trữ, bảo quản như hóa đơn giấy (lưu 10 năm)
  • Giảm thiểu thất lạc, mất mác khi gửi nhận qua đường bưu điện, trung gian, tránh được tình trạng cháy, hỏng hóa đơn
  • Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, giảm thiểu các thủ tục hành chính, dễ dàng tìm kiếm, tra cứu online MỌI LÚC-MỌI NƠI
  • Doanh nghiệp có thể tạo lập và gửi hóa đơn cho khách hàng ngay sau khi ký số  (tự động) thông qua nhiều hình thức như:
    • Email: email Khách hàng đăng ký với Doanh nghiệp
    • Website: website của doanh nghiệp/VNPT cung cấp
    • Tin nhắn SMS
  • Góp phần giảm thiểu thủ tục hành chính, hiện đại hóa công tác hạch toán kế toán, quản trị doanh nghiệp để phù hợp với xu thế kinh doanh trên thị trường quốc tế.
  • Góp phần bảo vệ môi trường.

Xem thêm: Lợi ích của hóa đơn điện tử

Không (tự ý áp dụng).

Doan nghiệp cần Gửi văn bản CQT xin phép.
Ngoài ra, căn cứ theo CV 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 hướng dẫn về chữ ký của người mua trên Hóa đơn điện tử: Người mua là đơn vị kế toán thì phải có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua thì không cần ký số trên HĐĐT như:

  • Hợp đồng kinh tế;
  • Phiếu xuất kho, phiếu thu;
  • Biên bản giao nhận hàng hóa, Biên nhận thanh toán;

Hiện nay, chính sách đã bỏ giới hạn về số lượng hóa đơn thông báo phát hành trên hóa đơn giấy.
Vậy, HĐĐT cũng tương tự không giới hạn về số lượng phát hành. Tuy nhiên, theo quy định số hóa đơn là 7 số nên vẫn có tối đa là: 9.999.999 hóa đơn được phát hành cho một mẫu số, ký hiệu đó.

HĐĐT được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định.

Do đó:

  • Bên mua có thể tra cứu HĐĐT trên website bên bán vào bất kỳ lúc nào trong thời gian này.
  • Tùy thuộc vào bên bán để dữ liệu HĐĐT trên website là thời gian là bao lâu: 06 tháng, 12 tháng, …

Xem thêm: Tóm tắt Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành sử dụng hoá đơn điện tử

D. Giải đáp Kê khai thuế đối với hóa đơn điện tử

– Hóa đơn điện tử được thông báo phát hành Có giá trị về mặt pháp lý như hóa đơn giấy được Bộ Tài Chính và Tổng cục thuế chấp nhận và khuyến khích sử dụng.
– Đáp ứng Đầy đủ luật giao dịch điện tử.
– Nghị định số 51/2010/NĐCP-ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ: Quy định 03 hình thức phát hành hóa đơn:

1. Hóa đơn tự in (hóa đơn giấy)
2. Hóa đơn đặt in (hóa đơn giấy)
3. Hóa đơn điện tử

– Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính Hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐCP-ngày 14/05/2010 của Chí Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ.
– Thông tư 32/2011/TT- BTC hướng dẫn về khởi tạo phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.