Hóa đơn điện tử (HDDT) là loại hình hóa đơn còn mới. Tuy nhiên theo dự kiến, việc triển khai sử dụng phần mềm HDDT trên diện rộng tại các doanh nghiệp sẽ bắt đầu từ năm 2018. Mặc dù thời gian không còn nhiều, song vẫn có rất nhiều đơn vị chưa hiểu rõ về loại hình hóa đơn này.
Trong bài viết dưới đây, VNIs sẽ hướng dẫn khái quát đăng ký, quy trình sử dụng, cách sử dụng tổng quát phần mềm hóa đơn điện tử VN-Invoice bao gồm:
- Đăng ký hóa đơn điện tử và điều kiện sử dụng
- Khởi tạo hóa đơn điện tử
- Điều chỉnh hóa đơn đã lập
- Phê duyệt và ký điện tử trên hóa đơn
- Tra cứu, xem và tải hóa đơn điện tử về.
1. Đăng ký hóa đơn điện tử và điều kiện sử dụng
a. Thủ tục đăng ký, phát hành hóa đơn điện tử
Về thủ tục đăng ký, phát hành, so với hóa đơn giấy, hddt sẽ có thêm 1 bước là “Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử”. Như vậy các thủ tục để doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:
- Bước 1: Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
- Bước 2: Tạo và gửi mẫu hoá đơn điện tử lên cơ quan thuế
- Bước 3: Phát hành hóa đơn điện tử
Các bạn có thể tham khảo chi tiết Thủ tục phát hành và mẫu đăng ký HDDT tại đây: https://vninvoice.vn/thu-tuc-dang-ky-phat-hanh-hoa-don-dien-tu/
b. Điều kiện phát hành hóa đơn điện tử
- Là đơn vị đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng;
- Có chữ ký điện tử theo quy định;
- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;
- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ sử dụng hóa đơn điện tử.
Tham khảo chi tiết tại: https://vninvoice.vn/hoa-don-dien-tu-dieu-kien-su-dung/
2. Khởi tạo, lập hóa đơn điện tử
Trước tiên chúng ta cần nắm nắm quy trình quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử:
Quy trình hóa đơn:
Khởi tạo hóa đơn: Nhập thông tin hóa đơn và chờ duyệt
Đây là bước mà người dùng sẽ nhập các thông tin cần có trên hóa đơn: thông tin khách hàng, thông tin hàng hóa, loại hóa đơn, thông tin thuế …
Trong phần lớn các trường hợp, VNIs đã phối hợp để phần mềm hóa đơn điện tử VN-Invoice được tích hợp với hệ thống ERP của doanh nghiệp, do đó, ngay từ khi bán hàng, các thông tin đã được tự động đồng bộ với hệ thống hóa đơn điện tử và có thể xuất hóa đơn được ngay lập tức. Nhờ vậy sẽ giảm thiểu được quá trình nhập tay, tránh phát sinh sai sót và nâng cao hiệu quả làm việc của người dùng.
Việc lập hóa đơn trực tiếp trên Phần mềm VN-Invoice cũng hết sức đơn giản để giải thiểu các sai sót về mặt dữ liệu của người nhập.
Đối với những trường hợp khi phần mềm VN-Invoice đã được tích hợp với phần mềm ERP hoặc phần mềm kế toán của doanh nghiệp, người dùng có thể bỏ qua thao tác nhập dữ liệu như trên. Các dữ liệu sẽ được tự động đồng bộ và người sử dụng chỉ cần kiểm tra lại thông tin trước khi lập hóa đơn.
Sau khi hoàn thành quá trình khởi tạo, hóa đơn sẽ được chuyển sang trạng thái chờ duyệt.
Như vậy, với phần 1 Hướng dẫn tổng quan sử dụng, quản lý hóa đơn điện tử VN-Invoice, chúng ta đã có một cái nhìn sơ bộ về quy trình đăng ký hóa đơn điện tử và khởi tạo hóa đơn điện tử trên phần mềm VN-Invoice.
Mời các bạn đón đọc
- Phần 2: Hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập.
- Phần 3: Hướng dẫn duyệt, ký hóa phần mềm đơn điện tử VN-Invoice
- Phần 4: Hướng dẫn Tra cứu và lưu trữ hóa đơn điện tử
Nguồn: vninvoice.vn
[…] […]